Costumo dizer que um condomínio é semelhante a uma empresa em termos de gestão e controle financeiro, com a diferença que a empresa objetiva lucro, enquanto o condomínio apenas gera despesas.
Aparentemente, administrar as despesas de um condomínio é tarefa simples: soma-se tudo que foi gasto ao longo do mês , divide-se o valor apurado pelo número de condôminos e cobra-se a cota de cada um.
Existem particularidades, no entanto que devem ser analisadas a fim de que o caixa se mantenha estável e positivo.
Quando se trata de um condomínio pequeno, com poucas unidades, a gestão financeira é bem mais simplificada. Geralmente, os condôminos participam mais ativamente acompanhando (e as vezes até pagando) os gastos e tendo um controle sobre a situação.
No entanto, quando o condomínio é de maior porte, com mais de uma dezena de unidades, exige-se uma tratativa mais “profissionalizada” desta parte financeira, que vai desde a contratação de um síndico profissional (caso um dos condôminos não se disponha a exercer esta função) até a implantação de sistemas informatizados de controle, sem esquecer ainda da assessoria de um bom contador.
Tal como as empresas, o condomínio exige um CNPJ, para fins de existência jurídica e legitimidade. E se tem ao menos um funcionário (que não se confunde com a função do síndico) é necessário uma série de providências e cumprimento de obrigações, que são da responsabilidade do contador.
Conta bancária ( o síndico não deve manter valores do condomínio em sua conta particular), cadastro com fornecedores para aquisição de serviços e produtos também são essenciais.
A comprovação das despesas deve estar sempre atualizada, documentada e à disposição dos condôminos para verificação. A aquisição de produtos e pagamento de profissionais devem ser sempre realizados através de notas fiscais, preferencialmente.
Quando o prestador de serviços é pessoa física deve emitir uma nota fiscal avulsa, ou RPA, mas nunca emitir recibos simples, sem ao menos a correta identificação do serviço que for prestado.
Em se tratando de despesas de valor mais considerável (como por exemplo um elevador), devem ser buscados mais de um orçamento, que já contenha prazo de garantia, referências e outras informações. Obviamente , nem sempre o orçamento mais barato é o que prevalecerá, mas pelo menos os condôminos saberão dos parâmetros adotados para aquele gasto.
A organização financeira do condomínio é condição indispensável para a sua manutenção e principalmente para a harmônica convivência dos “sócios”.
Quando há dúvidas ou insegurança em relação as contas e gastos, a convivência muita vezes, desgasta-se e as decisões que devem ser tomadas em conjunto distanciam-se do consenso.
No próximo artigo, abordaremos a questão da inadimplência, formas de rateio e responsabilidades do condomínio e do inquilino.
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